建筑房屋

在建築業獲得報酬已經夠難了。不要讓可避免的公證錯誤阻礙您獲得報酬。本文將為您提供所有您需要知道的提示和技巧，以確保在提交留置權索賠時您的文件得到適當的公證。

公證到底是什麼？為什麼您需要它？

公證到底是什麼？ 公證就像對重要文件進行安全檢查。當您需要認證、承認、宣誓等法律文件時，公證人會介入確保一切合法。

公證文件的過程分為三個步驟。公證員將：

1. 檢查每個簽署文件人員的身份，確保他們的真實身份，避免偽造簽名。
2. 觀察文件簽署過程，確保每個人都明白自己所簽署的內容並自願簽署。
3. 在文件上簽名並蓋章，證明他們已遵循步驟1 和2。

歸根結底就是：公證有助於防止欺詐，並確認文件的所有各方都做出了明智、自願的決定。

具體的公證認可要求將因州甚至特定縣辦公室而異。雖然使用電子簽名和遠端線上公證的機會越來越多，但最好還是進行一些研究，確保您提交文件的縣辦公室會接受這種類型的公證。

有關在線遠程公證的更多信息，請參閱Levelset 的文章《遠程公證機械師留置權和棄權的選項》。

為什麼您可能需要它？ 許多州（但不是所有州）都要求對特定記錄或歸檔文件（如留置權索賠）進行公證。如需詳細了解各州和各縣的公證要求，請查看Levelset 的建造付款學習中心和我們全面的縣記錄員辦公室清單。

職員拒絕

任何曾經在DMV 抽過號的人都知道，等待幾個小時後卻因為沒有意識到自己遺漏或忘記了重要的東西而被排到隊尾是多麼令人沮喪。毫不奇怪，負責提交索賠的縣辦事員在審查您的文件時也會同樣一絲不苟、一絲不苟、追求完美（試著快速說五遍）。

因此，僅將施工文件記錄在相應的書記官辦公室可能會減慢付款流程並帶來更多麻煩。您可以閱讀更多有關機械師留置權被拒絕的常見原因或提交留置權前要向縣記錄員詢問的基本問題，但不完整或不正確的公證文件本身就存在成功提交的挑戰，這些挑戰往往被忽視。

為了更好地理解各縣書記官公證要求的細微差別，Levelset 收集了來自全國各地不同書記官的示例，以便您更好地了解在公證您的索賠時需要注意的事項。

因公證錯誤而被拒絕的真實案例

“簽名和確認必須對應；確認不完整（日期）。”

「每位聲稱執行文書的人員的姓名均清楚地印製、打字或蓋章在其原始簽名或個人標記下方，MCL 565.201 第1 節(a)；必須註明公證人委任的到期日期；公證人的姓名清晰地打印、打字或蓋章在文書上，並出現在同一頁上靠近公證人簽名的位置，MCL 565.201 第1c 節”

“印章難以辨認，必須重新蓋章。”

“缺少公證人印章。”

“公證員姓名必須與公證印章相符。”

“簽名欄中列印的姓名與確認書正文中的姓名不符。”

“公證員搞錯了；公證員在確認書上應該出現簽名人的名字的地方寫上了他自己的名字。”

那麼，在與時間的賽跑中，從邊距到缺頁，任何事情都足以讓書記官將您送回起跑線，您如何確保公證確認不會導致問題？下面，我們重點介紹了一些最常見的公證錯誤以及如何避免這些錯誤並繼續為成功做好準備。

4 個常見的公證陷阱

建築業的人可能已經熟悉這樣一句話，「三思而後行」。花一些額外的時間來仔細檢查您的工作不僅可以節省您在工作現場的時間，而且還可以在公證過程中節省您的留置權索賠。

1. 名稱不符

簽署文件的人的姓名應與他們向公證人提供的政府簽發的身份證明上的姓名一致。如果在文件中多次簽名或列印，則姓名應保持一致。

同樣，如果公證人必須簽名或印製其姓名，則其姓名應與其印章或圖章上的姓名完全一致。

例如，如果公證印章上寫著F. Scott Fitzgerald，則公證員的印刷姓名和簽名也應為F. Scott Fitzgerald，而不是Francis Scott Key Fitzgerald、Francis Fitzgerald 等。

→ 外賣：名字意味著什麼？一切！一致性是關鍵！

2. 日期不匹配

公證員的部分職責是保護他們公證的文件的真實性。這包括證明該文件是在實際簽署的日期簽署的。

→ 外賣：在老師說「開始」之前，不要交出你的文件。在公證員面前出現之前在文件上簽名或註明日期會違背公證員的目的。

3. 文件不完整

公證建築文件就像一場高風險的填空遊戲，需要確定要填寫哪些空白以及誰的名字寫在哪裡。重要的是要記住，每項留置權索賠或釋放都不是平等的，某些州和縣會有不同的要求。您的公證人應該能夠幫助您了解具體情況，但下面我們重點介紹了文件中可能需要您注意的一些常見區域。

• 準備聲明： 一些州要求準備該文書的人在該文書的最上方簽名。
  • 例如：文件準備人：__________________________________（簽名）並由：__________________________________（印刷姓名）簽署
• 日期： 文件在公證人面前簽署和執行的日期。
• 見證人簽名： 佛羅裡達州和南卡羅來納州等一些州要求在某些文件上附加見證人簽名，以驗證執行該文件的授權代理人或索賠人的身份。如果該公證人正在公證該文件，那麼公證人不應同時擔任該文件的見證人。

→ 要點： 一個好的一般經驗法則是，文件執行後很可能不會有任何空白。就像泰勒絲說的，“寶貝，我有一個空白，我會寫上你的名字。”

4. 文字難以辨認及公證印章

確保文件上的所有印刷姓名、簽名和印章清晰可讀，並且，在當今的線上工作中，這一點尤為重要，即可以透過照片複製。如果公證人的印章或印章模糊不清或太模糊，請他們再蓋上一個可讀的印章或印章。紅色或綠色印章可能會讓人產生節日的歡樂感，但實際上，當工作人員掃描或影印時，它們很少能保持可讀性。如果有疑問，請堅持使用經典的藍色或黑色墨水印章或筆。

這似乎很明顯，但有時我們就是看不懂牆上或紙上的字跡。沒有人希望自己的留置權申請被拒絕，因為縣登記處無法區分「n」和「m」。

→ 要點： 如有疑問，請用藍色或黑色墨水更清楚地書寫。

幫助您入門的有用資源

公證文件方面的好消息是，這是一場開卷考試，您可以而且應該利用所有可用資源！

這 全國公證協會 為公證員和簽名者提供了大量指南。

還在想從哪裡開始？下一步可能是在你所在地區找一位可以指導你完成整個過程的公證人。 查找公證 可以幫您聯絡附近的流動公證員或到府服務。