標準的建造方法已被廣泛理解。每個項目都由各種因素所構成。其中包括工具、材料以及大量信息，例如估算值與實際值、當地法規、變更單、RFI、提交文件等。所有這些專案任務都有幾個子任務，其中許多子任務都取決於順暢的工作流程。專案某一方面的變更會產生連鎖反應，從而導致專案延期、成本增加甚至事故。
同時，近年來，建築公司加大了對科技的使用。根據Cemex Ventures 的數據，2022 年建築技術投資為53.8 億美元，高於2021 年創紀錄的45 億美元。
建築公司投資技術的主要原因是提高生產力並更好地了解專案每個部分的狀態。這樣，就可以在為時已晚之前發現並解決潛在的延誤問題。不幸的是，對於許多建築公司來說，投資技術的好處並沒有達到預期。儘管員工投入了更長的時間，但專案還是被推遲了。為什麼呢？
灰色工作：潛在的生產力殺手
工程延誤的明顯原因是勞動力短缺和供應成本上升。但還有一個不那麼明顯的因素。那就是員工在活動上花費的寶貴時間阻礙了專案進度。為了理解這個問題，讓我們回顧一下任何專案所需的所有子任務。
管理每項活動的資訊通常由技術工具建立和儲存。這可能是電子表格、資料庫、專案管理平台等。這些工具很有價值，已被證明可以簡化許多流程，同時也取代工地上的紙張和鉛筆。當涉及到將這些不同的資訊來源整合在一起時，問題就出現了。由於許多建築公司處於數位轉型的不同階段，因此後台和工地上都會使用各種數位工具。單獨來看，這些工具很有用。如果它們沒有連接，就不可能快速了解任何給定項目的整體情況。
要求專案經理或管理員匯總專案狀態報告比您想像的要費力得多。通常的情況是，工作人員必須從所有這些技術工具中匯總不同的資訊。
對於一家中型建築公司來說，員工平均每週要花11 小時來找出完成工作所需的資訊。等到他們得到所需的資訊時，已經浪費了幾個小時甚至幾天的時間。在這個例子中，連鎖反應和隨後的延誤完全是由建築公司造成的。員工無法從事更有意義和創收活動的時間被稱為灰色工作。
灰色工作的沉沒成本
由於建築業以專案為基礎，灰色工作在行業中尤其普遍。諷刺的是，對於許多建築公司來說，技術使用率的提高並不一定意味著員工的工作效率提高。
考慮一下2024 年4 月《灰色工作指數》的調查結果。 Quickbase 的年度生產力調查提供了近2000 名工人的見解，其中300 多名在建築公司擔任決策職務。雖然66% 的受訪者表示增加了對工具/軟體的投資以提高生產力、工作管理和協作，但調查中的其他關鍵結論揭示了更大的問題：
- 94% 的當今員工因工作所需的軟體解決方案數量太多而不知所措。
- 58％的人每週花在有意義的、能帶來成果的工作上的時間不到20小時。
- 74% 的受訪者表示，過去一年來體力勞動量保持不變或增加。
這些數據點可能令人震驚，但這並不意味著技術投資對建築公司來說不值得。然而，這確實意味著現有的技術投資並沒有最大化。理想情況下，所有這些數位資訊來源中包含的資訊以一種方式交織在一起，使任何人都可以輕鬆快速地查看專案狀態，而不會產生灰色工作。
當談到減少或可能消除灰色工作時，人工智慧的問題經常被提起。它能幫助還是阻礙這個過程？
人工智慧對建築生產力的影響
人工智慧具有簡化行政職能和提高生產力的潛力。然而，許多建築決策者認為，人工智慧的廣泛應用尚未成熟。
根據Quickbase 的調查，當受訪者被問到人工智慧的使用時，很明顯，雖然好奇心很高，但信心卻很低。調查發現，92% 的人對人工智慧驅動的工具提高生產力和效率感到好奇。然而，90% 的人對人工智慧產生的資訊的準確性有一定程度的懷疑。此外，94% 的人至少擔心人工智慧在資料安全、合規性和隱私方面的風險。
然而，忽視人工智慧的影響並非可有可無。隨著人工智慧的不斷發展，它將減少灰色工作的普遍性；但前提是將其策略性地納入更大的業務和IT 策略。這種策略建立在以高品質資料為基礎的動態工作管理平台上。畢竟，人工智慧工具的價值取決於它們所輸入資料的品質。
建築業已經因為每個項目的利潤微薄而苦苦掙扎。科技一直有潛力提高這些利潤。首先要解決公司可以完全控制結果的領域。這包括消除灰色工作和製定人工智慧策略。如果無法解決這些主要問題，可能會導致技術潛力和相關投資在生產力、專案管理和協作工具方面的潛力無法實現。
羅伯特·薩拉吉
Quickbase 是第一個為動態工作管理而建構的應用平台，它使近12,000 個全球組織能夠將人員、流程和資料集中到一個集中位置。 Quickbase 平台透過單一事實來源連接所有內容，從而提高生產力並減少灰色工作（搜尋資料和資訊時浪費的時間）。