建筑房屋

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你收到了電子郵件——關於投標抗議及時性的教訓

Samson Adebowale

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承包商最近經歷了慘痛的教訓,如果您打開某個機構發送的有關情況匯報的電子郵件,您必須仔細完整地閱讀它,否則您可能會面臨錯過抗議該機構行為的時間的後果。

在裡面 Infotrend, Inc. 的問題資訊趨勢),美國國立衛生研究院(NIH) 衛生與公眾服務部發布了一份徵求建議書,要求授予多個無限期交付、無限數量的政府範圍IT 服務採購合同,稱為首席信息官解決方案和合作夥伴(CIO-SP4)。具體來說,NIH 尋求為健康、生物醫學、科學、行政、營運、管理和資訊系統需求提供IT 解決方案和服務的建議。收購評估將分多個階段進行,第一個階段是要約人提交一份自我評分錶,其中的分數是基於要約人對其經驗和其他能力的陳述。根據徵求意見稿,“[o]只有評分最高的報價方才會進入評估的第二階段。 」

2023 年3 月20 日,NIH 通知Infotrend,其提案未入選第二階段。同一天,Infotrend 要求就其未入選情況進行報告。美國東部時間2023 年3 月28 日下午5:22,NIH 透過電子郵件將所要求的情況報告發送給Infotrend 的指定代表,即該公司的執行長。該電子郵件是從名為「CIO-SP4 Proposals」的帳戶發送的,主題行為「授標前報告請求通知」。 Infotrend 於2023 年4 月10 日向GAO 提出抗議,但NIH 要求GAO 駁回該抗議,因為Infotrend 是在首席執行官收到該機構情況匯報十多天后才提出抗議的。

美國政府問責局的申辦抗議條例包含及時提交抗議的嚴格規定。基於該機構招標中涉嫌不當行為之外的其他事項的抗議必須在10 日前提出 日曆 抗議者知道幾天後, 或者應該知道,抗議的依據,以較早者為準。 Infotrend在最初的抗議文件中表示,它在2023年3月28日收到了所需的情況報告。 NIH很快指出,距離2023年3月28日還有10天就是2023年4月7日; 因此,Infotrend於2023年4月10日提出的抗議並不及時。

作為回應,Infotrend 在「收到」NIH 匯報電子郵件之日改變了態度。 Infotrend 認為,由於NIH 在公司正常工作時間之後發送了電子郵件,因此該機構的情況匯報應被視為在2023 年3 月29 日收到,而不是2023 年3 月28 日。而且因為從該日期起的10 天將是週末,由於GAO 未開放,Infotrend 可以提出抗議的下一個工作日是2023 年4 月10 日星期一。因此,Infotrend 認為他們及時提出了抗議。為了支持這一基本前提,Infotrend 的副總裁提交了一份聲明,聲明該公司的正常營業時間在每個工作日下午5:00 東部時間結束。

美國政府問責局沒有被說服,以及時性為由駁回了抗議。首先,美國政府問責局指出,Infotrend 有責任在其最初的抗議文件中確定其抗議的及時性,包括確定及時性的所有事實和法律理論。簡而言之,儘管GAO 發現Infotrend 擁有所有必要的信息,可以斷言NIH 的情況匯報是在2023 年3 月29 日收到的,因此其2023 年4 月10 日的提交是及時的,但該公司未能在最初的報告中提出此理論。提出抗議。

隨後,GAO 回應了Infotrend 的論點,即情況匯報應被視為在2023 年3 月29 日收到,而不是在2023 年3 月28 日收到。如上所述,該公司副總裁表示,Infotrend 的正常工作時間於美國東部時間下午5:00 結束。儘管如此,Infotrend 的執行長承認,他於2023 年3 月28 日晚間收到了NIH 的電子郵件,並看到了發送電子郵件的帳戶及其主題行。然而,這位執行長聲稱,他當晚實際上並沒有閱讀這封電子郵件,只是將電子郵件轉發給了他的同事,包括公司的副總裁。特別是,副總裁和執行長都聲稱,他們和其他兩名在2023 年3 月28 日晚上收到電子郵件的員工直到第二天才閱讀內容。至關重要的是,執行長承認,為了將電子郵件從手機轉發給其他員工,他必須打開該訊息。

在解決這一問題時,政府問責局指出,抗議者是在正常工作時間收到的訊息的建設性通知,但當抗議者在正常工作時間之後透過電子郵件收到訊息時則不然。然而,政府問責局還發現,“如果抗議者在正常工作時間之外實際收到信息通知,則提出抗議的及時性時鐘從實際收到信息之日開始計算。”

Infotrend 依據GAO 先前的三項決定,認為僅收到一封包含情況報告的電子郵件(沒有更多內容)並不構成對抗議基礎的了解,無論是實際的還是其他方面的。 Infotrend指出,執行長在正常工作時間之外收到了包含匯報的電子郵件,他沒有閱讀該電子郵件,執行長採取的唯一行動是將電子郵件轉發給公司的其他個人。美國政府問責局不相信,並且很容易地區分了所引用的抗議活動。

GAO 指出,執行長承認在2023 年3 月28 日晚間打開了該電子郵件,即使只是將其轉發給同事。在這樣做時,他注意到了電子郵件的內容(IE,頒獎前的報告),因為他可以簡單地滾動瀏覽電子郵件來查看其實質內容。換句話說,當執行長打開這則訊息時,即使只是為了將其轉發給同事,抗議者「也無法合理地忽略其內容」。因此,提出抗議的10 天是從3 月28 日開始,而不是第二天。

承包商必須了解GAO 的及時性規則,特別是在涉及該機構的通訊(包括電子郵件)時。正如政府問責局所說,沒有義務在正常工作時間之外開展業務,包括打開郵件。但是,一旦您打開郵件(包括電子郵件),您就會注意到其內容,並且提出抗議的時間已經開始計時。

如果您有任何疑問,我們的政府合約小組可以就此事或任何其他政府合約事宜為您提供協助。



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